Une clinique dentaire sans papier

Aujourd’hui, l’informatisation des dossiers d’une clinique est d’une importance capitale. La numérisation des documents est devenue un standard dans l’industrie, tant en raison de l’efficacité des suivis offerts aux patients qu’en raison des défis environnementaux de notre époque.

Il est effectivement beaucoup plus facile de trouver des formulaires en ligne pour prendre rendez-vous rapidement ou pour effectuer des achats. Il y a encore quelques années, les entreprises n’étaient pas très nombreuses à offrir ce genre de service!

Grâce au numérique et à l’informatisation, toute l’information se retrouve au bout de nos doigts, sur la toile ou à l’écran de notre ordinateur. Mais comment ce passage obligé au numérique profite-t-il vraiment aux cliniques dentaires qui visent à réduire l’utilisation du papier?

Même si on pense avant tout aux dossiers des patients, la numérisation dans une clinique dentaire touche a de nombreux aspects de ses activités. À titre d’exemple, les premiers appareils à avoir utilisé la technologie numérique dans les cliniques furent les appareils de radiographie. Auparavant, nous devions prendre des photos et attendre les résultats, imprimés sur un papier dispendieux à l’aide d’un procédé qui faisait appel à de nombreux produits chimiques. Aujourd’hui, les patients et les dentistes obtiennent sans attendre les clichés, qui apparaissent directement sur un écran d’ordinateur ou une tablette en quelques secondes.

Finie l’utilisation des produits de développement, du papier film et des doses élevées de radiation pendant la prise des radiographies. Le numérique a permis aux cliniques dentaires d’obtenir extrêmement rapidement des résultats à l’écran, parfois en 3D, pour identifier les problèmes et comparer les différentes prises de vue à l’aide de logiciels spécialisés très performants. C’est une économie substantielle de temps, mais aussi d’énergie et d’argent!

La manière dont nous remplissons les formulaires a également grandement évolué. Auparavant, compiler les données et les informations des formulaires papier demandait un temps fou aux gestionnaires des cliniques. Désormais, plusieurs formulaires se remplissent en ligne ou sur une tablette à la clinique. Toutes ces informations se compilent directement dans le dossier électronique du client. Terminée l’époque où nous demandions aux clients de remplir un formulaire sur le coin de leur chaise en attendant leur rendez-vous! Qui plus est, le risque de perdre un formulaire ou de le ranger dans le mauvais dossier est désormais pratiquement nul.

La comptabilité profite elle aussi de la numérisation. La facturation se fait désormais souvent par courriel ou même par messagerie texte, ce qui limite grandement la quantité de papier utilisée. Avec un bon logiciel et une bonne plateforme, les paiements peuvent être effectués en ligne et la comptabilité est en grande partie automatisée.

La sécurité et la validité des informations contenues dans les dossiers électroniques des patients furent des enjeux importants qui ont retardé le passage au numérique dans les cliniques dentaires. En effet, il est essentiel de s’assurer que l’information recueillie par les dentistes et les hygiénistes au dossier soit à jour et valide! Il ne faut pas, par exemple, qu’on puisse facilement changer les données d’un dossier. Il faut aussi qu’on puisse savoir à quel moment une information a été ajoutée. Ces conditions ont d’ailleurs été imposées par l’Ordre des dentistes du Québec avant d’autoriser les cliniques à abandonner les dossiers papier.

Depuis plusieurs années déjà, il est possible pour les cliniques dentaires d’abandonner le papier. Si plusieurs cliniques ont déjà effectué ce changement, d’autres résistent encore, que ce soit par manque de ressources ou simplement en raison des habitudes de travail bien ancrées dans l’entreprise. Pour la majorité des cliniques dentaires, la réduction de l’utilisation du papier demeure un enjeu important. En fin de compte, il s’agit surtout de nous assurer que le client est bien servi! Pour nous, la numérisation des dossiers et l’utilisation de formulaires électroniques nous ont justement permis de mieux servir notre clientèle, en rendant la gestion des dossiers beaucoup plus efficace, mais aussi en offrant la possibilité de prendre rendez-vous avec un dentiste beaucoup plus rapidement, grâce à un formulaire électronique.

Vous aimeriez en savoir plus sur les efforts déployés par notre clinique pour réduire l’utilisation du papier et offrir des outils supplémentaires à nos patients? Venez nous voir en clinique ou contactez-nous pour en discuter avec notre équipe!

Isabelle Deschênes, dentiste
Centre dentaire Deschênes