Une clinique « sans papier »

Le Centre dentaire Deschênes a toujours eu à cœur de protéger l’environnement. Dès l’ouverture en 2006, notre équipe a ainsi opté pour un logiciel de gestion dentaire qui permettait de s’occuper en ligne de la gestion des rendez-vous, de la production des factures et de l’entrée des données pour les analyses. C’était un premier pas pour réduire l’utilisation du papier à notre cabinet.

En plus d’être une solution écologique, c’était aussi une occasion d’être plus « techno » et plus efficace en convertissant les dossiers papier au format numérique. Aujourd’hui, en 2021, notre rêve d’être une clinique sans papier est presque atteint. Mais pourquoi cette transformation prend-elle autant de temps à être mise en place?

Dans la première décennie des années 2000, l’Ordre des dentistes du Québec (ODQ) a permis aux dentistes d’utiliser les logiciels de gestion dentaire pour être sans papier à 100 %. Cependant, avant que cela soit possible, l’ODQ devait s’assurer de la sécurité et de la validité des informations inscrites au dossier dentaire, afin qu’il ne soit pas possible de modifier ces données.

Après la commercialisation des logiciels de gestion, il restait encore quelques obstacles à franchir pour passer au mode sans papier : aller chercher les formations nécessaires pour les employés, trouver le temps de mettre en place les nouvelles façons de faire, etc.

Il a donc fallu surmonter plusieurs difficultés avant d’accueillir tous ces changements et intégrer le sans papier!

Au Centre dentaire Deschênes, nous avons entrepris graduellement les transformations pour passer au sans papier, en nous adaptant au rythme des employés pour que le tout se déroule en douceur.

Au départ, il a été facile d’assimiler le passage au numérique pour la gestion des rendez-vous, la production des factures et l’entrée des données pour des rapports. Nous avions 25 % du chemin de fait afin d’éliminer le plus possible les documents papier!

Au cours des années, nous avons également ajouté quelques formulaires longs à remplir comme par exemple la charte en parodontie. Le fait que ces formulaires soient intégrés au logiciel nous a grandement facilité la vie. 30 % des documents à la clinique étaient dorénavant sans papier.

Le plus gros changement à intégrer a été celui de la numérisation des dossiers dentaires et des signatures requises pour les documents officiels : il fallait absolument que tout soit fait dans les règles de l’art. Pour ce faire, nous avons arrêté une date pour mettre en place le projet. Les employés ont eu le temps de se préparer à ces changements et ils ont également reçu une formation de deux jours. Et voilà, la clinique est maintenant à 90 % sans papier. Il reste encore des objets qu’il faudra classer dans certains dossiers. Par exemple, les fils en orthodontie et les négatifs de radiographies d’anciens dossiers. Mais pour tout ce qui est de la gestion et de la comptabilité, les documents reçus sont numérisés et classés à l’aide de logiciels performants.